Manual de Generación de Nomina de eFactory Software de Nomina en la Nube

Aquí te presentamos el Manual de Generación de Nomina de eFactory Software de Nomina en la Nube.

Contenido:

  1. Ingreso a eFactory Nómina con su usuario y contraseña.
  2. Registro de Nuevo Trabajador.
  3. Carga de Propiedades.
  4. Carga de Campos del Trabajador.
  5. Constantes Locales.
  6. Generación de Nómina por Contrato.
  7. Impresión de Recibos de Nómina.
  8. Pantallas adicionales para la generación de Nómina.

Ingresar al Sistema de Nómina

Primero debemos ingresar al sistema de eFactory colocando nuestro usuario y contraseña en la pantalla inicial de eFactory, luego presionaremos el botón de Iniciar Sesión y seleccionaremos el sistema de Nómina, la Empresa y la Sucursal de la Empresa y hacemos clic en el botón .

Registro de Nuevo Trabajador

a. Para realizar el registro de un nuevo trabajador, debemos seleccionar el módulo de Nómina y al desplegar la sección de Actualizaciones seleccionaremos la opción de Trabajadores.

b. Al seleccionar la opción de Trabajadores se muestra la pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir la ficha de un trabajador.


En este caso nos interesa la creación de un nuevo empleado en la empresa y para ello existen dos formas de realizar el nuevo registro:


  • Haciendo clic en el botón , donde se abrirá un formulario en blanco para llenarlo desde cero.
  • Si ya existen registros creados puedes crear uno nuevo a partir de uno existente haciendo clic en la pestaña Avanzado y presionando el botón .

Campos escenciales para el registro del trabajador

a. Al presionar el botón o el botón , el formulario de Trabajadores cambiará a modo registro y en este debemos llenar los campos escenciales para crear el nuevo trabajador:


1. En la sección de Datos Personales: Debemos indicar los campos.


  • Código: Debe asignar un código único al trabajador (Maximo 10 carácteres), este puede ser un número consecutivo (ejemplos: 000209, 000210, 000211) o la identificación personal del trabajador.
  • Nombre: Debe asignar un nombre del trabajador.
  • Identificación Personal: Debe indicar el número de identificación personal del trabajador.
  • Identificación Fiscal: Debe indicar el número de identificación fiscal del trabajador.
  • Sexo: Permite seleccionar el sexo del trabajador.
  • Fecha de Nacimiento: Debe indicar la fecha de nacimiento del trabajador.
  • Lugar de Nacimiento: Permite indicar el lugar de nacimiento del trabajador.
  • Idioma: Debe indicar el idioma del trabajador.
  • Nacionalidad: Debe indicar la nacionalidad del trabajador.
  • Estado Civil: Debe indicar el estado civil del trabajador.
  • Grado de Instrucción: Debe indicar el grado de instrucción del trabajador.
  • Dirección: Debe indicar la dirección del trabajador.
  • Comentario: Permite asignar un comentario del trabajador.

2. En la sección de Datos Laborales: Debemos indicar los campos:


  • Departamento: Debe asignar el departamento del trabajador.
  • Cargo: Debe asignar el cargo del trabajador.
  • Turno: Debe asignar un turno al trabajador.
  • Contrato: Debe asignar el contrato que define la frecuencia con la cual el trabajador recibe su sueldo, y cuales conceptos de nómina se aplicarán en la generación del recibo.
  • Tipo de Contrato: Debe seleccionar el tipo de contrato del trabajador.
  • Ingreso: Debe indicar la fecha de ingreso del trabajador, esta es la base para los cálculos que tienen que ver con la antigüedad del trabajador, como por ejemplo los días adicionales de vacaciones, bono vacacional, liquidación, etc.

3. En la sección de Información de Contacto: Debemos indicar los campos.


  • Teléfonos: Debe indicar el número de teléfono del trabajador.
  • Móvil: Debe asignar un número móvil del trabajador.
  • Skype: Permite indicar el contacto de Skype del trabajador.
  • Correo Institucional: Debe indicar una dirección de correo institucional del trabajador.
  • Correo Personal: Debe indicar la dirección de correo personal del trabajador.
  • Página Web: Permite indicar una página web del trabajador.

4. En la sección de Información de la Cuenta de Pago: Debemos indicar la información bancaria para el pago del sueldo del trabajador.


  • Banco: Debe indicar el banco del trabajador.
  • Cargo: Debe indicar el número de cuenta del trabajador.

5. En la sección de Información para la Orden de Pago: Debemos indicar los datos correspondientes a la forma de pago de la empresa hacia el trabajador, estos no pueden quedar vacíos.


  • Beneficiario: Debe indicar el proveedor a nombre del cual se creará la orden de pago del trabajador.
  • Tipo de Pago: Permite seleccionar si el pago del trabajador será por caja o por transferencia.
  • Caja: Debe indicar la Caja si el pago del trabajador será en efectivo.
  • Cuenta: Debe indicar la Cuenta si el pago del trabajador será por transferencia.

6. En la sección de Adicionales: Debemos indicar los campos.


  • Concepto: Debe indicar un concepto de movimiento al trabajador, que se usará para contabilizar los recibos de nómina.
  • Grupo: Permite indicar un grupo al trabajador.
  • Clase: Permite indicar una clase al trabajador.
  • Ubicación: Debe indicar la ubicación del trabajador.

b. Por último debemos presionar el botón para guardar el nuevo trabajador.

Carga de Propiedades

Las propiedades son campos que se pueden adicionar a las pantallas, para así registrar datos adicionales, como número de Seguro Social, nombres y apellidos por separado, entre otros, que comúnmente son utilizados en Reportes.


La carga de Propiedades se realiza estando ubicados en cualquiera de los formularios de la sección de Operaciones o Actualizaciones.


a. Despues de registrar un nuevo trabajador puede ser necesario registrar información adicional que podria ser utilizada por reportes o formatos. Esto puede hacerse en el formulario de Propiedades y en el formulario de Dinámicas, y para ello debemos hacer clic en la pestaña Avanzado.

Propiedades de Trabajadores

b. Despues de hacer clic en la pestaña Avanzado, debemos presionar el botón .

c. Luego de presionar el botón se mostrará el formulario en el que debemos llenar las propiedades que necesitemos (Por ejemplo: Primer Nombre, Segundo Nombre, Vacunado, Nombre de la Vacuna...).


d. Por último debemos hacer clic en el botón para guardar las propiedades del trabajador.

Dinámicas de Trabajadores

b. Despues de hacer clic en la pestaña Avanzado, debemos presionar el botón .

c. Luego de presionar el botón se mostrará el formulario en el que debemos llenar las propiedades dinámicas que necesitemos (Por ejemplo: Nombre, Apellido, Edad, Datos de Hijos...).


d. Por último debemos hacer clic en el botón para guardar las propiedades dinámicas del trabajador.

Carga de Campos del Trabajador

En los campos del trabajador se especifican valores básicos que utilizarán los cálculos para la generación de recibos, como sueldo, tipo de pago de transporte, variaciones por días u horas.


Adicionalmente, cada campo cuenta con los valores auxiliares comentario, número, lógico y fecha, donde se pueden cargar datos adicionales, los cuales pueden ser utilizados opcionalmente por los conceptos de nómina.


Los campos de nómina se dividen en:


  • Uso
    1. Ocacional: Valores que solo se cambian de vez en cuando.
    2. Frecuente: Valores que se deben cargar antes de generar una nueva nómina.
    3. No Editables: Valores que no pueden ser editados.
  • Tipo
    1. Carácter: Almacena valores de tipo texto o Listas.
    2. Numérico: Almacena valores de tipo numérico.
    3. Lógico: Campos que pueden ser activados a un trabajador.
    4. Fecha: Almacena valores de tipo fecha.
    5. Memo: Utilizado para almacenar textos extensos.

La carga de Campos del trabajador se puede realizar desde tres pantallas distintas.


La primera opción es ubicados en la ficha del trabajador debemos hacer clic en la ficha Avanzado y allí pulsar el botón .

Al hacer clic en el botón se abrirá el formulario de Campos de Nómina de Trabajadores, el cual muestra los campos de los trabajadores, separados en fichas (Carácter, Numérico, Lógico, Fecha, Memo) y tipo de uso (Ocasional, Frecuente, No Editable) y allí debemos asignar los valores necesarios al trabajador.


Luego de asignar el valor en los campos del trabajador, debemos hacer clic en el botón .

La segunda opción es utilizando la opción Variaciones por Trabajador, para esto debemos seleccionar el módulo de Nómina y al desplegar la sección de Operaciones seleccionaremos la opción de Variaciones por Trabajador.

Luego de seleccionar la opción de Variaciones por Trabajador se abrirá el formulario en el cual debemos especificar un trabajador para que muestre todos los campos del mismo, separados igualmente por fichas y tipo de uso.


Despues de asignar el valor en los campos del trabajador, debemos hacer clic en el botón .

La tercera opción es utilizando la opción Variaciones por Campo, para esto debemos seleccionar el módulo de Nómina y al desplegar la sección de Operaciones seleccionaremos la opción de Variaciones por Campo.

Luego de seleccionar la opción de Variaciones por Campo se abrirá el formulario en el cual debemos especificar un campo para que muestre todos los trabajadores asociados al mismo.


Despues de asignar el valor del campo a los trabajadores, debemos hacer clic en el botón .

Ejemplos de campos de tipo Numérico Ocasional

  • A000: Sueldo en Otra Moneda (Monto)
  • A001: Sueldo Mensual (Monto)
  • A004: Bono de Asignación de Vehículo (Jefes y Gerentes) (Monto)
  • A011: Monto de Bono de Alimentación (Monto)
  • D010: Valor Descuento Pensión Alimentaria (Monto)
  • R005: Factor Centesimal ISLR (Porcentaje)
    • Porcentaje de Retención de ISLR que se retendrá al trabajador.
  • R006: Porcentaje de la Unidad Tributaria para pago de Bono de Alimentación (Porcentaje)
    • Utilizado para cálculo de Bono de Alimentación diferente al principal, en casos especiales.

Ejemplos de campos de tipo Lógico Ocasional

  • A400: Asignar Indemnización por Despido (Selección)
  • D007: Descuento de Servicios Funerarios (Selección)
  • R001: Omitir Retención de SSO-PIE (Selección)
  • R003: Omitir Retención Fondo de Ahorro para la Vivienda (FAOV/LPH) (Selección)
  • V004: Omitir Pago del Bono de Alimentación (Selección)

Ejemplos de campos de tipo Numérico Frecuente

Asignaciones

  • A003: Bono de Asignación de Vehículo (Vendedores) (Monto)
  • A007: Asignaciones por Cobranza (Monto)
  • A009: Asignación Instaladores (Monto)
  • A014: Permiso Remunerado (Cantidad Días)
  • A100: Guardias Diurnas (Cantidad Días)
  • A101: Guardias Mixtas (Cantidad Días)
  • A102: Guardias Nocturnas (Cantidad Días)
  • A106: Feriado Trabajado Diurno (Cantidad Días)
  • A107: Feriado Trabajado Mixto (Cantidad Días)
  • A108: Feriado Trabajado Nocturno (Cantidad Días)
  • B001: Horas Extras Diurnas (Cantidad Horas)
  • B002: Horas Extras Nocturnas (Cantidad Horas)
  • B004: Comisiones Junta Directiva (Monto)
  • B010: Anticipo de Utilidades (Monto)
  • B011: Anticipo de Vacaciones (Monto)
  • B012: Retroactivo de Salario (Monto)
  • B014: Diferencia de Vacaciones (Monto)
  • B100: Asignación con Carácter Salarial (Monto)
  • B101: Asignación sin Carácter Salarial (Monto)

Deducciones


  • D006: Horas no Laboradas (Cantidad Horas)
  • D009: Deducción de Diferencia de Vacaciones (Monto)
  • D021: Monto de Descuento por pago Indebido (Monto)
  • D023: Descuento de Horas no Laboradas Diurnas (Cantidad Horas)
  • D024: Descuento de Horas no Laboradas Nocturnas (Cantidad Horas)
  • D045: Días de Permiso no Remunerado Diurno (Cantidad Días)
  • D046: Días de Permiso no Remunerado Mixto (Cantidad Días)
  • D047: Días de Permiso no Remunerado Nocturno (Cantidad Días)
  • D050: Falta Injustificada Diurno (Cantidad Días)
  • D051: Falta Injustificada Mixto (Cantidad Días)
  • D052: Falta Injustificada Nocturno (Cantidad Días)
  • E100: Deducción con Carácter Salarial (Monto)
  • E101: Deducción sin Carácter Salarial (Monto)

Retenciones


  • R011: Lunes Adicionales para Retenciones (Monto)

Ejemplos de campos de tipo Lógico Frecuente

  • B007: Asignar Bonificación por Matrimonio (Selección)
  • B009: Asignar Bonificación por Muerte del Trabajador (Selección)

Ejemplos de campos para carga de Valores Iniciales

Estos son los campos de tipo Numérico Ocasional, donde se deben cargar los valores iniciales de los trabajadores, calculados hasta la fecha de inicio de utilización del módulo de Nómina de eFactory.


  • Z002: Acum. Inicial Prestaciones Sociales (Monto)
  • Z003: Acum. Inicial Intereses de Prestaciones Sociales (Monto)
  • Z004: Acum. Inicial Anticipos de Prestaciones Sociales (Monto)
  • Z005: Acum. Inicial Anticipos de Utilidades (Monto)
  • Z006: Acum. Inicial Devengado para Utilidades (Monto)
  • Z009: Acum. Inicial de Intereses Pagados (Monto)
  • Z012: Acum. Inicial Días de Prestaciones (Cantidad Días)
  • Z013: Acum. Inicial Devengado para Vacaciones (Monto)

Constantes Locales

Las Constantes Locales son campos en los que se especifican valores que afectan a más de un trabajador a la vez (Entre estos se encuentran el salario mínimo para beneficios de ley o el porcentaje actual de UT para pago de bono de alimentación) y que deben ser actualizados ocasionalmente.


Estas se encuentran seleccionando en el módulo de Nómina, sección Actualizaciones, la opción Constantes Locales.

Constantes Locales que deben mantener actualizadas para la generación de Nómina

  • A011: Monto de Bono de Alimentación (Monto)
  • A306: Bono Postvacacional (Monto)
  • B001: Recargo Horas Extras Diurnas (Porcentaje)
  • B002: Recargo Horas Extras Nocturnas (Porcentaje)
  • B003: Recargo Libres y Feriados Trabajados (Porcentaje)
  • B005: Bono Nocturno (Porcentaje)
  • B006: Bono por Nacimiento de Hijos (Monto)
  • B007: Bono por Matrimonio (Monto)
  • B011: Recargo Domingos Trabajados (Porcentaje)
  • C001: Días a dar de Utilidades (Cantidad de Días)
  • C002: Días Base de Bono Vacacional (Cantidad de Días)
  • C003: Días Base de Vacaciones (Cantidad de Días)
  • C005: Valor anual de prestaciones sociales (Cantidad de Días)
  • C006: Días adicionales de prestaciones (Cantidad de Días)
  • C008: Días base de Prestaciones Mensuales (Cantidad de Días)
  • C009: Días de Bono de Alimentación (Cantidad de Días)
  • R001: Factor del Seguro Social Obligatorio (Empleados) (Porcentaje)
  • R002: Factor del Seguro de Paro Forzoso (Empleados) (Porcentaje)
  • R003: Factor de la Ley de Política Habitacional (Porcentaje)
  • R004: Factor Porcentual INCE Trabajadores (Porcentaje)
  • R006: Porcentaje Actual de Unidad Tributaria para pago de Bono de Alimentación (Porcentaje)
  • S002: Aplicar Utilidades Sobre Devengado Anual (Selección)
  • S010: Cancelar Bono Alimentación (Selección)
  • S011: Aplicar Prestaciones Sobre Sueldo Promedio del periodo (Selección)
  • S020: Cancelar Bono Alimentación junto con el sueldo (Selección)
  • T009: Tope de Días Adicionales de Prestaciones (Cantidad de Días)
  • T010: Tope a Cancelar de Días de Bono Vacacional (Cantidad de Días)
  • T012: Tope Máximo de Salarios (Cantidad) para Bono Alimentación (Cantidad)
  • T014: Salario Mínimo para Beneficios de Ley (Monto)
  • T103: Tope de Salarios Mínimos para Seguro Social Obligatorio (Empleado) (Cantidad)
  • T104: Tope de Salarios Mínimos para Seguro Social Obligatorio (Patrono) (Cantidad)
  • T105: Tope de Salarios Mínimos para Paro Forzoso (Empleado) (Cantidad)
  • T106: Tope de Salarios Mínimos para Paro Forzoso (Patrono) (Cantidad)
  • T110: Tope a Cancelar de Días Adicionales de Vacaciones (Cantidad de Días)
  • U001: Factor del Seguro Social Obligatorio (Patrono) (Porcentaje)
  • U002: Factor del Seguro Paro Forzoso (Patrono) (Porcentaje)
  • U003: Factor de la Ley de Política Habitacional (Patrono) (Porcentaje)
  • U004: Factor Porcentual INCE Patronal (Porcentaje)

Generación de Nómina por Contrato

En eFactory Nómina usamos una entidad llamada Contrato de Nómina que representa los conjuntos de conceptos de asignaciones, deducciones, retenciones y otros cálculos que se realizan a los trabajadores, ya sea de forma regular (como el sueldo) o esporádica (como las vacaciones o la liquidación).


Así, podemos considerar que los contratos están divididos en dos grandes categorías:


  • Contratos de Sueldos y Salarios: Son los que representan la remuneración regular que recibe el trabajador por su trabajo realizado en la empresa.
  • Contratos de Generación Libre: Estos son usados para hacer otros pagos de ley, como el cálculo de vacaciones, pago de intereses sobre prestaciones sociales, utilidades de fin de año, etc.

Para generar los recibos de Nómina, debemos seleccionar el módulo de Nómina y al desplegar la sección de Operaciones seleccionaremos la opción de Nóminas.

Luego de haber seleccionado la opción de Nóminas se muestra la pantalla donde debemos presionar el botón .

Contrato 01 - Empleados

  • Utilizado para generación normal de nómina de los empleados.
  • Este contrato es Quincenal, por lo que debe ser generado con fecha del 15 y Último de cada mes.

Al presionar el botón , el formulario de Nóminas cambiará a modo registro y en este debemos indicar el contrato 01, la fecha de inicio y de fin del período de nómina a generar (utilizadas para realizar los cálculos) y la fecha en que se entregarán los recibos a los trabajadores.


Adicionalmente, se encuentra la sección Parámetros de la Generación, en la que se pueden indicar datos adicionales para filtrar a los trabajadores a los que se generarán los recibos.


Luego debemos presionar el botón para iniciar la generación de Nómina.

Al presionar el botón se mostrará una nueva ventana mostrando el avance de la generación de recibos. Si el proceso se ejecuta sin errores se mostrará un mensaje indicando la cantidad de recibos generados y el tiempo total de generación.


Despues que finalice la generación de nómina podremos cerrar la ventana de Avance de la Generación de Nómina.

Para poder visualizar los recibos generados, debemos seleccionar en el módulo de Nómina, sección Operaciones, la opción de Recibos de Nóminas y allí ubicar los recibos generados.

Por último es necesario confirmar el documento de nómina, al hacer esto automáticamente se confirmarán todos los recibos que hayan sido generados desde esta nómina.


Para confirmar la nómina, desde el mismo documento de nómina, en la ficha Avanzado, debe hacer clic en el botón Confirmar.

Este contrato puede generar una serie de conceptos que serán nombrados a continuación:


Conceptos de Tipo Asignaciones.


  • A001: Salario.
  • A002: Día de Descanso.
  • A005: Feriado Legal.
  • A007: Asignaciones por Cobranza.
  • A014: Permiso Remunerado.
  • A015: Indemnización por Reposo Común.
  • A016: Indemnización por Reposo Laboral.
  • B001: Horas Extras Diurnas.
  • B002: Horas Extras Nocturnas.
  • B005: Bonificación por Útiles Escolares.
  • B010: Anticipo de Utilidades.
  • B011: Anticipo de Vacaciones.
  • B012: Retroactivo de Salario.
  • B100: Bonificación con Carácter Salarial.
  • B101: Bonificación sin Carácter Salarial.

Conceptos de Tipo Deducción.


  • D003: Permiso no Remunerado.
  • D004: Falta Injustificada.
  • D006: Descuento de Horas no Laboradas.
  • D007: Descuento Servicios Funerarios.
  • E051: Descuento Préstamos Personales.
  • E100: Deducción con Carácter Salarial.
  • E101: Deducción sin Carácter Salarial.

Conceptos de Tipo Retención.


  • R001: Seguro Social Obligatorio (Empleado).
  • R002: Perdida Involuntaria de Empleo (Empleado).
  • R003: Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda.
  • R005: Impuesto Sobre la Renta.

Conceptos de Tipo Otro.


  • Q023: Monto Base para FAOV.
    • Refleja el monto utilizado para el cálculo de FAOV.
  • Q024: Sueldo Mensual.
    • Utilizado para llevar un histórico de sueldo en cada recibo.
  • U001: Seguro Social Obligatorio (Patrono).
  • U002: Perdida Involuntaria de Empleo (Patrono).
  • U003: Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Patrono).
  • U004: INCE Patronal.

Contrato 03 - Directivos

  • Utilizado para generación normal de nómina de los Directivos.
  • Este contrato es Mensual, por lo que debe ser generado con fecha del Último de cada mes.

La generación de recibos de nómina con este contrato es similar a la especificada en el contrato 01, pero en este caso, en el campo Contrato debe indicarse que es el 03.


En este contrato, aplican los mismos conceptos que en el contrato de Empleados.

Contrato 90 - Utilidades Empleados

  • Utilizado para generación de recibos de Utilidades, en el que se cancelan Utilidades.
  • Este contrato es anual y se genera con fecha desde el 1 de Noviembre del año anterior hasta el 30 de Octubre del año actual.

La generación de recibos de nómina con este contrato es similar a la especificada en el contrato 01, pero en este caso, en el campo Contrato debe indicarse que es el 90, las fechas de inicio y fin, deben ser las indicadas anteriormente en la descripción de este contrato y la fecha del recibo debe ser la fecha en que se están cancelando las Utilidades.

Este contrato puede generar una serie de conceptos que serán nombrados a continuación:


  • A200: Utilidades (Asignación).
  • D200: Anticipos de Utilidades (Deducción).
  • R004: INCE a Pagar los Trabajadores (Retención).
  • Q024: Sueldo Mensual (Otro).

Contrato 91 - Vacaciones

  • Utilizado para generar los recibos de vacaciones.

Para la generación de recibos de este contrato, es necesario que el trabajador tenga creado un documento de Vacaciones.


Para crear un Documento de Vacaciones debe seleccionar en el módulo de Nómina, sección Operaciones, la opción Vacaciones.

Al seleccionar esa opción aparecerá una pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir un documento de vacaciones, pero en este caso nos interesa la creación de unas nuevas vacaciones a un trabajador y para ello, al igual que al registrar un trabajador, existen dos formas de realizar el nuevo registro:


  • Haciendo clic en el botón , donde se abrirá un formulario en blanco para llenarlo desde cero.
  • Si ya existen registros creados puedes crear uno nuevo a partir de uno existente haciendo clic en la pestaña Avanzado y seleccionando la opción .

Al presionar el botón o el botón , el formulario de Vacaciones cambiará a modo registro y en este debemos llenar los campos escenciales para crear unas vacaciones de un trabajador:


  • Documento.
  • Trabajador: Debe seleccionar un trabajador.
  • Fecha: Debe indicar la fecha en que se está creando el documento de Vacaciones.
  • Desde: Debe indicar la fecha del primer día de vacaciones del trabajador.
  • Hasta: Debe indicar la fecha del día en que finaliza el período de vacaciones del trabajador.
  • Tipo: Debe seleccionar el tipo de Vacaciones.
  • Días: Estos se calculan automáticamente al asignar las Fechas del período de Vacaciones.
  • Reintegro: Muestra la fecha del día en que el trabajador se reincorpora a sus labores.
  • Motivo: Debe seleccionar un motivo para las Vacaciones.
  • Autorizado por: Debe indicar el trabajador que autoriza las Vacaciones.
  • Grupo: Permite indicar un grupo para las Vacaciones.
  • Clase: Permite indicar una clase para las Vacaciones.
  • Comentario: Permite indicar un comentario para las Vacaciones.

Luego de llenar los campos, debemos hacer clic en el botón para guardar las vacaciones.

Despues de hacer clic en el botón , es necesario Confirmar el Documento.


Para esto debemos hacer clic en en la ficha Avanzado y allí presionar el botón , para que los datos de estas vacaciones puedan ser tomados por los conceptos de nómina que generarán el recibo de Vacaciones.

La generación de recibos de nómina con este contrato es similar a la especificada en el contrato 01, pero en este caso, en el campo Contrato debe indicarse que es el 91, en los parámetros de generación, debe indicarse el trabajador al que se generara el recibo de Vacaciones, las fechas de inicio y fin deben ser exactamente las mismas registradas en el documento de vacaciones de ese trabajador y la fecha del recibo debe ser la fecha en que se están cancelando las vacaciones (Ocasionalmente el día anterior a la fecha de inicio del período de vacaciones).

Este contrato puede generar una serie de conceptos que serán nombrados a continuación:


Conceptos de Tipo Asignaciones.


  • A300: Vacaciones.
  • A302: Días de Descanso y Feriados.
  • A304: Bono Vacacional.
  • A305: Bono Contractual.
  • A306: Bono Postvacacional.

Conceptos de Tipo Deducción.


  • D300: Deducción de Anticipo de Vacaciones.

Conceptos de Tipo Retención.


  • R301: Seguro Social Obligatorio en Vacaciones (Empleado).
  • R302: Perdida Involuntaria de Empleo en Vacaciones (Empleado).
  • R303: Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda en Vacaciones (Empleado).
  • R305: Impuesto Sobre la Renta en Vacaciones (Empleado).

Conceptos de Tipo Otro.


  • Q019: Sueldo Diario para Vacaciones.
  • Q020: Sueldo Mensual para Vacaciones.
  • Q024: Sueldo Mensual.
  • U301: Seguro Social Obligatorio en Vacaciones (Patrono).
  • U302: Perdida Involuntaria de Empleo en Vacaciones (Patrono).
  • U303: Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda en Vacaciones (Patrono).

Contrato 92 - Liquidaciones

  • Utilizado para generar el recibo de Liquidación de un trabajador.

Para la generación de recibos de este contrato, es necesario que el trabajador tenga creado un documento de Liquidaciones.


Para crear un Documento de Liquidaciones debe seleccionar en el módulo de Nómina, sección Operaciones, la opción Liquidaciones.

Al seleccionar esa opción aparecerá una pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir un documento de liquidaciones, pero en este caso nos interesa la creación de una liquidación a un trabajador y para ello, al igual que al registrar un trabajador, existen dos formas de realizar el nuevo registro:


  • Haciendo clic en el botón , donde se abrirá un formulario en blanco para llenarlo desde cero.
  • Si ya existen registros creados puedes crear uno nuevo a partir de uno existente haciendo clic en la pestaña Avanzado y seleccionando la opción .

Al presionar el botón o el botón , el formulario de Liquidaciones cambiará a modo registro y en este debemos llenar los campos escenciales para crear una liquidación a un trabajador:


  • Documento.
  • Trabajador: Debe seleccionar un trabajador.
  • Fecha: Debe indicar la fecha del ultimo día que el trabajador labora.
  • Tipo: Debe seleccionar el tipo de liquidación.
  • Motivo: Debe seleccionar un motivo para la liquidación.
  • Comentario: Permite indicar un comentario para la liquidación.

Luego de llenar los campos, debemos hacer clic en el botón para guardar la liquidación.

Despues de hacer clic en el botón , es necesario Confirmar el Documento.


Para esto debemos hacer clic en en la ficha Avanzado y allí presionar el botón , para que los datos de esta liquidación puedan ser tomados por los conceptos de nómina que generarán el recibo de liquidación.

La generación de recibos de nómina con este contrato es similar a la especificada en el contrato 01, pero en este caso, en el campo Contrato debe indicarse que es el 92, en los parámetros de generación, debe indicarse el trabajador al que se generara el recibo de Liquidación, las fechas de inicio y fin, así como la fecha del recibo deben ser exactamente la misma fecha registrada en el documento de Liquidación del trabajador (Es decir la fecha del ultimo día que este labora).

Este contrato puede generar una serie de conceptos que serán nombrados a continuación:


Conceptos de Tipo Asignaciones.


  • A400: Garantía de Prestaciones Sociales Antigüedad (Art. 142).
  • A401: Complemento de Prestaciones de Antigüedad (Art. 143).
  • A402: Utilidades del Personal Egresado.
  • A403: Vacaciones de Ley Fraccionadas (Art. 196).
  • A404: Bono Vacacional Fraccionado (Art. 196).
  • A405: Vacaciones Contractuales Fraccionadas.
  • A410: Indemnización por Despido (Art. 92).

Conceptos de Tipo Deducción.


  • D200: Anticipo de Utilidades.
  • D300: Deducción de Anticipo de Vacaciones.
  • D400: Anticipo de Prestaciones.
  • D417: Deducción de Anticipo por Reposo Laboral.
  • D451: Descuento Préstamos Personales.

Conceptos de Tipo Retención.


  • R004: INCE a Pagar los Trabajadores.
  • R403: Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Liquidación - Empleado).
  • R405: Impuesto Sobre la Renta (Liquidación).

Conceptos de Tipo Otro.


  • O400: Prestaciones Sociales para Liquidación (menos de 3 meses).
  • O401: Prestaciones Sociales Depositadas en Fondo de Garantía.
  • O402: Prestaciones Sociales para Liquidación.
  • O410: Sueldo Integral Diario para Liquidación de Prestaciones Sociales.
  • O411: Sueldo Diario Base para Liquidación de Prestaciones Sociales.
  • O412: Alícuota de Utilidades para Liquidación de Prestaciones Sociales.
  • O413: Alícuota de Bono Vacacional para Liquidación de Prestaciones Sociales.
  • O421: Sueldo Mensual Base para Liquidación de Prestaciones Sociales.
  • O422: Sueldo Mensual Promedio para Liquidación de Utilidades.
  • O423: Sueldo Mensual Promedio para Liquidación de Vacaciones.
  • Q024: Sueldo Mensual.
  • U403: Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (Liquidación - Patrono).
  • U405: INCES (Liquidación - Patrono).

Contrato 93 - Prestaciones Sociales

  • Utilizado para el cálculo de Prestaciones Sociales trimestrales.
  • Este contrato debe ser generado trimestralmente para el cálculo de prestaciones del trabajador (01 de Enero al 30 de Marzo; 01 de Abril al 31 de Julio...).
  • Este contrato debe ser generado luego de haber confirmado la nómina normal del último mes del trimestre.

La generación de recibos de nómina con este contrato es similar a la especificada en el contrato 01, pero en este caso, en el campo Contrato debe indicarse que es el 93.

Este contrato puede generar una serie de conceptos que serán nombrados a continuación:


Conceptos de Tipo Asignaciones.


  • A450: Prestaciones Sociales Trimestrales.

Conceptos de Tipo Otro.


  • O450: Sueldo Integral Diario para Prestaciones Sociales Trimestrales.
  • O451: Sueldo Diario Base para Prestaciones Sociales Trimestrales.
  • O452: Alícuota de Utilidades para Prestaciones Sociales Trimestrales.
  • O453: Alícuota de Bono Vacacional para Prestaciones Sociales Trimestrales.
  • O461: Sueldo Mensual Base para Prestaciones Sociales Trimestrales.
  • Y440: Días Base para Prestaciones Sociales Trimestrales.
  • Y450: Días Adicionales para Prestaciones Sociales Trimestrales.

Contrato 94 - Intereses de Prestaciones

  • Utilizado para generar el cálculo de los Intereses Sobre Prestaciones mensuales.
  • Este contrato es Mensual, por lo que debe ser generado con fecha del Último de cada mes.

Para la generación de recibos de este contrato, es necesario que en el sistema esté registrada la tasa para el cálculo del mes actual.


Para registrar la tása para el cálculo de intereses del mes actual, debe seleccionar en el módulo de Sistema, sección Actualizaciones, la opción Series.

Al seleccionar esa opción aparecerá la pantalla de Series, donde debemos hacer clic en la ficha de Resumen.

Despues de abrir la ficha de Resumen debemos buscar y seleccionar la serie TASPRESOC - Tasa para Cálculo de Intereses sobre Prestaciones Sociales.

Luego de seleccionar la serie, debemos hacer clic en el botón y desplazarse al final de la lista.

Al presionar el botón , el formulario de Series cambiará a modo edición y en este debemos pulsar el botón y llenar los campos del último renglón agregado:


  • Fecha Inicial: Debe indicar la fecha del inicio de la tasa del mes.
  • Fecha Final: Debe indicar la fecha del final de la tasa del mes.
  • Valor: Debe indicar el valor de la tasa del mes.

Luego de llenar los campos, debemos hacer clic en el botón para guardar la actualización de la serie.

La generación de recibos de nómina con este contrato es similar a la especificada en el contrato 01, pero en este caso, en el campo Contrato debe indicarse que es el 94, las fechas de inicio y fin, deben corresponder al inicio y fin del mes de cálculo de Intereses y la fecha del recibo debe ser la fecha en que se están calculando los Intereses de Prestaciones.

Este contrato puede generar una serie de conceptos que serán nombrados a continuación:


Conceptos de Tipo Asignaciones.


  • A010: Intereses de Prestaciones (Cálculo).

Conceptos de Tipo Otro.


  • Q011: Base para Intereses de Prestaciones Sociales.
  • Q024: Sueldo Mensual.
  • Y110: Base % anual para cálculo de intereses.

Contrato 95 - Bono de Alimentacion

  • Utilizado para el pago de Bono de Alimentación de los trabajadores.
  • Este Recibo debe ser generado el Último de Cada mes, luego de generar los recibos normales de Nómina.

La generación de recibos de nómina con este contrato es similar a la especificada en el contrato 01, pero en este caso, en el campo Contrato debe indicarse que es el 95.

Este contrato puede generar una serie de conceptos que serán nombrados a continuación:


Conceptos de Tipo Asignaciones.


  • A011: Bono de Alimentación.

Conceptos de Tipo Deducción.


  • D011: Deducción de Bono de Alimentación por Día no Laborado.

Impresión de Recibos de Nómina

Luego de generar y confirmar los Recibos de Nóminas, es necesario imprimirlos para ser entregados a los trabajadores. Esto se puede realizar de dos formas:


La primera forma es desde la pantalla de Recibos de Nómina, en la parte inferior, haciendo clic en .

Al hacer clic en el botón , se mostrará una lista de formatos para imprimir el recibo actual, luego debe seleccionar el formato que desea imprimir y por último daremos clic en el botón para que se genere el recibo en formato PDF.

La segunda forma es seleccionando en el módulo de Nómina, sección Reportes, la opción Recibos de Nómina.

Al seleccionar la opción de Recibos de Nómina aparecerá una pantalla en donde se puede seleccionar una lista más amplia para imprimir la nómina, los recibos y reportes de los recibos en Lote; y una serie de parámetros que pueden ser utilizados para filtrar la información que se desea visualizar.

Pantallas adicionales para la generación de Nómina

Préstamos

  • Donde se registran los préstamos a los trabajadores.
  • Se asignan las cuotas a descontar de los recibos de Nomina.
  • Se asigna Tipo y motivo del préstamo.
  • Asignación de Fecha de inicio de las cuotas a descontar de la Nómina.

Para crear un Documento de Préstamos debe seleccionar en el módulo de Nómina, sección Operaciones, la opción de Préstamos.

Al seleccionar esa opción aparecerá una pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir un documento de Préstamos, pero en este caso nos interesa la creación de un préstamo a un trabajador y para ello, al igual que al registrar un trabajador, existen dos formas de realizar el nuevo registro:


  • Haciendo clic en el botón , donde se abrirá un formulario en blanco para llenarlo desde cero.
  • Si ya existen registros creados puedes crear uno nuevo a partir de uno existente haciendo clic en la pestaña Avanzado y seleccionando la opción .

Al presionar el botón o el botón , el formulario de Préstamos cambiará a modo registro y en este debemos llenar los campos escenciales para crear un préstamo a un trabajador:


  • Documento.
  • Asignación: Debe indicar la fecha en que se canceló o cancelará el monto del préstamo al trabajador.
  • 1ra Cuota: Debe indicar la fecha en que se comenzará a descontar las cuotas del préstamo al trabajador.
  • Trabajador: Debe seleccionar un trabajador.
  • Motivo: Debe seleccionar un motivo para el préstamo.
  • Tipo: Debe seleccionar el tipo de préstamo.
  • Moneda: Debe seleccionar la moneda del préstamo.
  • Tasa: Muestra la tasa de la moneda del préstamo.
  • Período: Debe seleccionar el tiempo en que se descontará cada cuota del préstamo.
  • Monto: Debe indicar el monto del préstamo.
  • Cuotas: Debe indicar la cantidad de cuotas del préstamo. Al asignar el número de cuotas se carga la lista con el número, fechas y montos de las cuotas.
  • Tipo de Interés: Debe seleccionar el tipo de interés del préstamo. Comúnmente utilizado Simple/Único.
  • % de Interés: Permite asignar un porcentaje de interés al préstamo.
  • Monto de Interés: Muestra el monto de interés del préstamo.
  • Monto Neto: Muestra el monto de neto del préstamo.
  • Comentario: Permite indicar un comentario para el Préstamo.
  • Monto Asignado al Trabajador: Debe activarse si no se desea que el monto del préstamo se genere como asignación en el recibo de nómina.
  • Suspender Descuento de Cuotas: Debe activarse si no se desea que las cuotas se descuenten del recibo de nómina del trabajador.
  • Renglones: En la sección de renglones puede modificar la fecha y marcar como pagado, cuotas específicas.

Luego de llenar los campos, debemos hacer clic en el botón para guardar el Préstamo.

Despues de hacer clic en el botón , es necesario Confirmar el Documento.


Para esto debemos hacer clic en en la ficha Avanzado y allí presionar el botón , para que los datos del préstamo puedan ser tomados por los conceptos de nómina.

Adicionalmente, si luego de que se comience a descontar el préstamo, es necesario realizar un ajuste al mismo, esto se puede hacer desde el documento de préstamo, en la ficha Avanzado, haciendo clic en el botón .


Para esto debemos hacer clic en en la ficha Avanzado y allí presionar el botón , para que los datos del préstamo puedan ser tomados por los conceptos de nómina.

Despues de hacer clic en el botón , aparecerá una pantalla en la que se podrá ajustar las fechas, los montos e intereses en las cuotas del préstamo, y al hacer clic en el botón se guardarán los cambios realizados.

Reposos

  • Donde se registra el documento de reposo del trabajador.
  • Se asigna la fecha de inicio y de fin del reposo.
  • Se asigna el Motivo del reposo.

Para crear un Documento de Reposos debe seleccionar en el módulo de Nómina, sección Operaciones, la opción de Reposos.

Al seleccionar esa opción aparecerá una pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir un documento de Reposos, pero en este caso nos interesa la creación de un reposo a un trabajador y para ello, al igual que al registrar un trabajador, existen dos formas de realizar el nuevo registro:


  • Haciendo clic en el botón , donde se abrirá un formulario en blanco para llenarlo desde cero.
  • Si ya existen registros creados puedes crear uno nuevo a partir de uno existente haciendo clic en la pestaña Avanzado y seleccionando la opción .

Al presionar el botón o el botón , el formulario de Reposos cambiará a modo registro y en este debemos llenar los campos escenciales para crear un reposo a un trabajador:


  • Documento.
  • Trabajador: Debe seleccionar un trabajador.
  • Fecha: Debe indicar la fecha en que se está registrando el reposo.
  • Desde: Debe indicar la fecha del primer día de reposo del trabajador.
  • Hasta: Debe indicar la fecha en que finaliza el período de reposo del trabajador.
  • Días: Muestra la cantidad de días que el trabajador estará de reposo.
  • Remunerado: Debe activarlo si el reposo será Remunerado.
  • Justificado: Debe activarlo si el reposo es justificado.
  • Motivo: Debe seleccionar un motivo para el reposo.
  • Tipo : Permite indicar un tipo para el reposo.
  • Clase: Permite indicar una clase para el reposo.
  • Diagnóstico: Permite indicar un diagnóstico para el reposo.
  • Clínica: Debe indicar una clínica para el reposo.
  • Médico: Debe indicar una médico para el reposo.
  • Tipo Reposo: Debe indicar un tipo de reposo para el reposo.
  • Comentario: Permite indicar un comentario para el reposo.

Luego de llenar los campos, debemos hacer clic en el botón para guardar el Reposo.

Despues de hacer clic en el botón , es necesario Confirmar el Documento.


Para esto debemos hacer clic en en la ficha Avanzado y allí presionar el botón , para que los datos de este reposo puedan ser tomados por los conceptos de nómina.

Permisos

  • Donde se registra el documento de Permiso del trabajador.
  • Acá se le puede asignar motivo del permiso a diferencia de los días de permiso que se asignan por campos del trabajador.
  • Se asigna si es justificado y (o) remunerado.

Para crear un Documento de Permisos debe seleccionar en el módulo de Nómina, sección Operaciones, la opción de Permisos.

Al seleccionar esa opción aparecerá una pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir un documento de Permisos, pero en este caso nos interesa la creación de un permiso a un trabajador y para ello, al igual que al registrar un trabajador, existen dos formas de realizar el nuevo registro:


  • Haciendo clic en el botón , donde se abrirá un formulario en blanco para llenarlo desde cero.
  • Si ya existen registros creados puedes crear uno nuevo a partir de uno existente haciendo clic en la pestaña Avanzado y seleccionando la opción .

Al presionar el botón o el botón , el formulario de Permisos cambiará a modo registro y en este debemos llenar los campos escenciales para crear un permiso a un trabajador:


  • Documento.
  • Trabajador: Debe seleccionar un trabajador.
  • Fecha: Debe indicar la fecha en que se está registrando el permiso.
  • Desde: Debe indicar la fecha del primer día de permiso del trabajador.
  • Hasta: Debe indicar la fecha en que finaliza el permiso del trabajador.
  • Días: Muestra la cantidad de días que el trabajador estará de permiso.
  • Remunerado: Debe activarlo si el permiso será Remunerado.
  • Justificado: Debe activarlo si el permiso es justificado.
  • Motivo: Debe seleccionar un motivo para el permiso.
  • Autorizado por: Debe indicar quien autoriza el permiso.
  • Comentario: Permite indicar un comentario para el permiso.

Luego de llenar los campos, debemos hacer clic en el botón para guardar el Permiso.

Despues de hacer clic en el botón , es necesario Confirmar el Documento.


Para esto debemos hacer clic en en la ficha Avanzado y allí presionar el botón , para que los datos de este permiso puedan ser tomados por los conceptos de nómina.

Calendarios

  • Donde se registran los días feriados y de descanso.
  • Deben cargarse los días feriados y de descanso para cada año.
  • Deben asignarse a los contratos para que puedan ser utilizados por los conceptos de nómina.

Para actualizar los datos de un calendario, primero debe seleccionar en el módulo de Nómina, sección Actualizaciones, la opción de Calendarios.

Al seleccionar esa opción aparecerá una pantalla en donde podrás agregar, buscar, editar, eliminar e imprimir un Calendario, pero en este caso nos interesa la actualización de los días de un calendario y para ello debemos hacer clic en la pestaña Avanzado.

Despues de abrir la pestaña Avanzado, debemos hacer clic en el botón

Al pulsar el botón , aparecerá una pantalla en la que se pueden definir los días Feriados, No Laborables y Turnos, en los días del calendario.


Para definir los días en el calendario, se puede realizar de dos formas:


1) Haciendo clic en el botón en la casilla del día del calendario.

Al hacer clic en la casilla del día del calendario se abrirá un formulario en el que puede seleccionar que tipo de día corresponde a este.

Despues de activar la casilla del tipo de día, debemos pulsar el botón .

2) Usando los formularios de Definir Días Feriados y Definir Días no Laborables.

Para definir los días feriados, debemos hacer clic en el botón

Al hacer clic en el botón se abrirá un formulario en el que puede seleccionar una fecha y marcarla como día feriado.

Despues de configurar el día feriado, debemos pulsar el botón .

Para definir los días de descanso, debemos hacer clic en el botón .

Al hacer clic en el botón se abrirá un formulario en el que puede seleccionar el rango de fechas y marcar los días no laborables del período.

Despues de configurar los días no laborables, debemos pulsar el botón .

Métricas e Indicadores de gestión de eFactory Nómina

Para consultar las Métricas de Nómina debemos seleccionar la opción de Nóminas o la opción de Trabajadores.

Allí debemos hacer clic en la pestaña Avanzado y luego pulsar el botón .

Al pulsar el botón se abrirá el visór de métricas del módulo seleccionado y allí puede seleccionar la métrica que desea abrir.

A continuación se muestran algunos ejemplos de métricas de Nómina.

Análisis de Conceptos por Trabajadores

Análisis de Nóminas

Análisis de Trabajadores por Conceptos de Nómina

Análisis Mensuales por Tipos de Nómina

Gráfico de Nóminas

Métrica de Operaciones de Nómina

Transacciones de Nómina

Análisis Mensual de Trabajadores

Análisis por Sucursales

Métrica de Antigüedad de Trabajadores

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