Veamos paso a paso, como registrar un Caso en el módulo de Servicio y Soporte, con lo cual podremos gestionar los requerimientos de nuestros Clientes, de manera eficiente.
Los Casos representan las entidades básicas de información en la generación y cumplimiento de los requerimientos del Cliente, mediante los cuales se organizan los datos y se dá seguimiento de forma sistemática; a continuación presentamos los pasos para registrar un Caso de ejemplo.
a. Al iniciar eFactory, Seleccionamos la Aplicación
Administrativo y presionamos el botón
b. En el módulo Servicio y Soporte, desplegamos el componente Operaciones y activamos el sub componente Casos.
En la ventana de Casos que se muestra, procedemos a presionar el botón 
.
Esto inserta un nuevo registro en la lista de Casos, y muestra la ventana Editar Casos, la cual se divide en las siguientes secciones:
a. Sección Generales: Aquí vamos a especificar la información más relevante del caso, editamos los siguientes campos:
Colocamos un texto descriptivo del Caso, claro y conciso sobre las actividades a realizar.
Establecemos la Prioridad del Caso, esta puede ser: Alta, Media o Baja.
Especificamos el Cliente que requiere la ejecución del Caso.
Especificamos el Coordinador o Supervisor del Ejecutor del Caso.
Indicamos la fecha de inicio planteada para la Ejecución del Caso.
Indicamos la fecha de culminación planteada para la Ejecución del Caso.
Representa la fase en la cual se puede encontrar la ejecución del Caso, puede variar con el transcurso del tiempo, sus opciones son: En blanco, No iniciada, En Progreso, Completada, Pendiente por datos, Retrasada, Planeada o Otros (1,2 y 3).
Aquí escribimos el porcentaje de avance del caso, puede también variar con el transcurso del tiempo.
Representa un clasificador que hace referencia a la naturaleza de las Actividades desarrolladas en el Caso y depende de las Actividades propias de la Empresa.
Similar al campo Artículo, categoriza los Casos, pero es definido de de forma discreta en un orden superior de agrupación.
Activamos esta casilla si la ejecución del Caso está asociada mayormente con un Cliente interno.
Especificamos el Grupo al cual pertenece el Ejecutor, cuando este aplica dentro de su ámbito.
De acuerdo al Cliente ingresado, el cual puede ser una persona o una empresa, podemos indicar una persona de contacto para el Caso.
Especificamos la persona responsable de la ejecución del Caso.
Especificamos el Departamento del Ejecutor, cuando este aplica dentro de su ámbito.
Aquí indicamos por qué vía se recibió el requerimiento para ejecutar el Caso, el cual puede ser: En blanco, Interno, Idea, Redes Sociales, Reunión, Correo, Llamada o Fax
En este campo, escribimos observaciones generales, referentes al Caso.
Notas:
Podemos ubicar los campos
Cliente,
Coord.,
Contacto y
Ejecutor; mediante el ícono de lupa
, ubicado a la derecha de cada campo, para utilizar un asistente de búsqueda.
Para saber más sobre el significado de los campos propios de los Casos, podemos ver los tópicos en Temas Relacionados.
b. Sección Actividades: Esta Sección es editada generalmente por el Ejecutor, aquí separamos el trabajo en partes o tareas, las cuales deben tener un orden cronológico y relación directa con el Caso.
Para insertar o eliminar Renglones en la lista de Actividades, presionamos los botones Agregar Renglón o Eliminar Renglón, mostrados en el ejemplo.
Se deben actualizar para cada Actividad, los siguientes campos:
Ingresamos la fecha de la Actividad, debe estar contenida entre el inicio y cierre del Caso.
Hora de inicio de la Actividad.
Hora de culminación de la Actividad.
Descripción especifica de la Actividad desarrollada.
Colocamos el Ejecutor de la Actividad, por lo general, se trata del mismo Ejecutor del Caso indicado en la sección Generales.
Especificamos si las horas asociadas a la Actividad, son Facturables.
Especificamos este clasificador para la Actividad, tiene el mismo significado que el campo Artículo en la sección Generales.
Nota: Los campos Ejecutor y artículo, también pueden ser ubicados con el ícono de lupa , lo cual muestra un asistente de búsqueda.
Para visualizar bien, el campo Artículo, es posible que debamos mover la barra de desplazamiento horizontal de la sección Actividades.
c. Sección Otros:En esta Sección podemos editar campos adicionales que pueden servir para efectuar estimaciones de ejecución, ver el propietario, asignar una revisión y agregar un comentario asociado a la solución.
Aquí editamos los siguientes campos:
Indicamos el tiempo en horas, en el que se estima, el Caso puede ser completado.
Establecemos cuan compleja puede ser la Actividad, sus valores pueden ser: Alta, Media o Baja.
Es un valor mediante el cual podemos agregar "peso" al Caso, este incide notablemente en el orden de Casos para el Complemento Próximos Casos a Ejecutar.
Con esta casilla definimos si el Caso completo es o no Facturable.
